La procedura di importazione dei documenti può caricare i dati dei documenti e aggiornare automaticamente l’archivio dei clienti e fornitori leggendo le informazioni da un file in formato Excel oppure da un file di testo in cui ogni riga contiene i dati di una fattura, nota credito, o nota di debito e, opzionalmente, i dati anagrafici del cliente o fornitore con i valori dei campi delimitati da un carattere separatore personalizzabile.

Per poter identificare i campi contenuti nel file la procedura legge la prima riga del file, che deve obbligatoriamente contenere i nomi delle colonne come descritto nella seguente tabella. La posizione delle colonne è irrilevante, tutte le colonne senza nome o con nome sconosciuto saranno ignorate.

Questo sistema permette di adeguare facilmente i files prodotti dai gestionali moderni semplicemente modificando o inserendo la riga di intestazione con i nomi corretti.

I documenti emessi e ricevuti vanno in due files diversi

La procedure di importazione dei documenti emessi e quella per i documenti ricevuti sono due procedure separate, questo implica che è necessario creare due files Excel o testo, uno per i documenti emessi e uno per i documenti ricevuti.

Documenti con più di una aliquota

La procedura di importazione gestisce correttamente sia i files in cui i documenti con più di una aliquota sono riportati su più righe consecutive, sia quelli in cui i documenti sono riportati su una sola riga con più gruppi di colonne.

In particolare, nel caso di documenti su più righe, la procedura considera appartenenti allo stesso documento le righe di file consecutive che risultano associate allo stesso cliente/fornitore e che hanno gli stessi valori nelle colonne DOC_TIPO, DOC_DATA_DOC, DOC_NUM, DOC_DATA_REG (solo per i documenti ricevuti) e EXTRA_DOC_ID (solo per i documenti ricevuti)

Nel caso in cui si decida di creare un file con un documento per ogni riga, le colonne della sezione Riepilogo IVA del documento possono essere ripetute un numero arbitrario di volte incrementando il suffisso numerico nel nome delle seguenti colonne. Ad esempio nel caso in cui nei documenti da importare ci sia almeno un documento con 2 aliquote IVA, il file dovrà contenere le colonne:

  • DOC_IMPONIBILE1
  • DOC_IMPOSTA1
  • DOC_ALIQUOTA1
  • DOC_NATURA1
  • DOC_DETRAIBILE1
  • DOC_DEDUCIBILE1
  • DOC_ESIGIBILITA1
in cui dovranno essere riportate in dati della prima aliquota, e le colonne:
  • DOC_IMPONIBILE2
  • DOC_IMPOSTA2
  • DOC_ALIQUOTA2
  • DOC_NATURA2
  • DOC_DETRAIBILE2
  • DOC_DEDUCIBILE2
  • DOC_ESIGIBILITA2
per i dati della seconda aliquota.

Naturalmente, per i documenti con una sola aliquota, è possibile lasciare vuote le colonne della seconda aliquota che saranno ignorate dalla procedura di importazione.

Infine, in accordo con le specifiche tecniche stabilite dall’agenzia delle entrate le righe di riepilogo che presentano gli stessi valori per i campi DOC_ALIQUOTA, DOC_NATURA, DOC_DETRAIBILE, DOC_DEDUCIBILE e DOC_ESIGIBILITA saranno raggruppate automaticamente in un’unica riga con la somma dei campi DOC_IMPONIBILE e DOC_IMPOSTA

Esempi file Excel

È importante che le colonne dei files excel siano formattate con formato adatto al tipo di dato che rappresentano. Per conoscere il formato giusto per ogni dato fare riferimento alla colonna ‘Formato cella‘ della nella seguente tabella

Descrizione colonne

Nella seguente tabella sono descritti in dettaglio i nomi delle colonne riconosciute e in che modo vengono elaborate dalla procedura di importazione.

Nome colonnaContenutoNoteFormato cella
Campi chiave
AUTO_PARTITA_IVA
  • Partita IVA italiana
  • Nazione + ID Fiscale estero
Questo campo può contenere una Partita IVA italiana (con o senza il prefisso IT) oppure un Identificativo fiscale estero con il codice nazione nelle prime due lettere.
La procedura di importazione esegue i seguenti passi:
  • se il testo contiene una Partita IVA italiana valida valorizza il campo Nazione con il valore ‘IT’ e il campo Partita IVA con il valore del campo.
  • se le prime due lettere del testo corrispondono ad codice nazione valido valorizza il campo Nazione con il codice trovato e il campo Partita IVA con i restanti caratteri contenuti nel testo.
  • se non si verifica nessuna delle due condizioni precedenti il campo Nazione viene lasciato vuoto e il testo viene inserito nel campo Partita IVA
Testo
AUTO_CODICE_FISCALE
  • Codice fiscale italiano 16 caratteri
  • Partita IVA italiana
  • Nazione + ID Fiscale estero
Questo campo può contenere un codice fiscale italiano, una Partita IVA italiana (con o senza il prefisso IT) oppure un identificativo fiscale estero con il codice nazione nelle prime due lettere.
La procedura di importazione esegue i seguenti passi:
  • se il testo contiene un codice fiscale italiano valido valorizza il campo Codice Fiscale il valore del campo.
  • se il testo contiene una Partita IVA italiana valida valorizza il campo Nazione con il valore ‘IT’ e il campo Partita IVA con il valore del campo.
  • se le prime due lettere del testo corrispondono ad codice nazione valido valorizza il campo Nazione con il codice trovato e il campo partita iva con i restanti caratteri contenuti nel testo.
  • se non si verifica nessuna delle due condizioni precedenti il testo viene ignorato
Testo

Almeno una delle colonne AUTO_PARTITA_IVA o AUTO_CODICE_FISCALE deve essere presente nel file. Questi valori sono utilizzati dalla procedura di importazione per identificare il cliente/fornitore a cui si riferisce il documento. Fanno eccezione le righe con documenti di tipo TD12 per le quali queste colonne, e tutte quelle relative ai dati anagrafici del cliente/fornitore, sono ignorate dalla procedura di importazione.

Testata documento
DOC_TIPOTipo documentoQuesto campo deve contenere uno dei seguenti valori:
  • TD01 = Fattura
  • TD04 = Nota di credito
  • TD05 = Nota di debito
  • TD07 = Fattura semplificata
  • TD08 = Nota di credito semplificata
  • TD10 = Fattura Intra-UE Beni (solo per documenti ricevuti)
  • TD11 = Fattura Intra-UE Servizi (solo per documenti ricevuti)
  • TD12 = Documento riepilogativo (art.6, DPR 695/1996)

In fase di importazione l’utente può definire un valore predefinito per questo campo in caso non sia presente nel file, il che significa che è possibile importare un file in cui la colonna DOC_TIPO non è presente. Ovviamente questo implica che i documenti presenti nel file dovranno essere tutti dello stesso tipo.

Testo

I documenti con di tipo TD12 vengono automaticamente assegnati ad un cliente/fornitore speciale denominato “Documento riepilogativo (art.6, DPR 695/1996)“, e i valori contenuti nelle colonne AUTO_PARTITA_IVA o AUTO_CODICE_FISCALE e tutte le colonne relative ai dati anagrafici del cliente/fornitore sono ignorati.

DOC_DATA_DOCData documentoData documento in uno dei seguenti formati:
  • gg/mm/aaaa
  • gg/mm/aa
  • mm/gg/aaaa
  • aaaa-mm-gg
  • ggmmaaaa
  • ggmmaa
Data
DOC_NUMNumero documentoNumero documentoTesto
DOC_DATA_REGData registrazione
(solo per documenti ricevuti)
Data registrazione in uno dei seguenti formati:
  • gg/mm/aaaa
  • gg/mm/aa
  • mm/gg/aaaa
  • aaaa-mm-gg
  • ggmmaaaa
  • ggmmaa
Data
EXTRA_DOC_IDIdentificativo documento
(solo per documenti ricevuti)
In questo campo è possibile indicare un valore che identifica il documento nel file, ad esempio il numero protocollo, il numero registrazione, ecc.
Il campo viene utilizzato dalla procedura di importazione per forzare la creazione un nuovo documento ogni volta che il valore cambia, anche se i valori delle colonne DOC_TIPO, DOC_DATA_DOC, DOC_NUM, DOC_DATA_REG sono identici alla riga precedente.
Testo
Riepilogo IVA documento
DOC_IMPONIBILE1ImponibileValore dell’imponibile della riga 1Numero
DOC_IMPOSTA1ImpostaValore dell’imposta della riga 1Numero
DOC_ALIQUOTA1Percentuale aliquota IVAPercentuale aliquota IVA della riga 1Numero
DOC_NATURA1Natura IVANatura IVA della riga 1.
Se valorizzato deve contenere uno dei seguenti valori:
  • N1 = Esclusa ex art. 15
  • N2 = Non soggetta
  • N3 = Non imponibile
  • N4 = Esente
  • N5 = Regime del margine
  • N6 = Reverse charge
  • N7 = Intra UE
Testo
DOC_DETRAIBILE1Percentuale detraibilePercentuale detraibile della riga 1Numero
DOC_DEDUCIBILE1Valore deducibileValore deducibile della riga 1
Se il campo contiene uno dei seguenti valori:
  • si
  • s
  • yes
  • y
  • true
  • Numero diverso da zero
la casella ‘Deducibile’ della riga sarà spuntata, in tutti gli altri casi sarà importata come vuota.
Testo
DOC_ESIGIBILITA1Esigibilità IVATipo esigibilità IVA della riga 1.
Se valorizzato deve contenere uno dei seguenti valori:
  • I = Immediata
  • D = Differita
  • S = Split payment
Testo
Dati anagrafici del cliente/fornitore

I valori dei campi di questa sezione sono utilizzati dalla procedura di importazione solo nel caso in cui il cliente/fornitore intestatario del documento, non è presente nell’archivio del contribuente.

SOG_NAZIONECod. nazione (Alpha-2)Maggiori informazioni sui diversi formati:
ISO 3166-1
Testo
SOG_NAZIONE_3Cod. nazione (Alpha-3)
SOG_NAZIONE_NUMCod. nazione (Numerico)
SOG_NAZIONE_GENIOSOCod. nazione (Genioso)3 caratteri numericiTesto
SOG_DESC_NAZIONE_GENIOSODesc. nazione (Genioso)80 caratteri alfanumericiTesto
SOG_ID_CODICEPartita IVA o identificativo fiscale nel caso di un soggetto esteroMassimo 28 caratteri alfanumericiTesto
SOG_CODICE_FISCALECodice fiscale16 caratteri alfanumericiTesto
SOG_DENOMINAZIONEDenominazione80 caratteri alfanumericiTesto
SOG_COGNOMECognome60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_NOMENome60 caratteri alfanumericiTesto
Dati indirizzo ‘Sede’ del cliente/fornitore
SOG_SE_INDIRIZZOIndirizzo60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SE_NR_CIVICONumero civico8 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SE_CAPCAP5 caratteri numericiTesto
SOG_SE_COMUNEComune60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SE_PROVINCIAProvincia2 caratteriTesto
SOG_SE_NAZIONECod. nazione (Alpha-2)Maggiori informazioni sui diversi formati:
ISO 3166-1
Testo
SOG_SE_NAZIONE_3Cod. nazione (Alpha-3)
SOG_SE_NAZIONE_NUMCod. nazione (Numerico)
SOG_SE_NAZIONE_GENIOSOCod. nazione (Genioso)3 caratteri numericiTesto
SOG_SE_DESC_NAZIONE_GENIOSODesc. nazione (Genioso80 caratteri alfanumericiTesto
Dati indirizzo ‘Stabile Organizzazione’ del cliente/fornitore
SOG_SO_INDIRIZZOIndirizzo60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SO_NR_CIVICONumero civico8 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SO_CAPCAP5 caratteri numericiTesto
SOG_SO_COMUNEComune60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_SO_PROVINCIAProvincia2 caratteriTesto
SOG_SO_NAZIONECod. nazione (Alpha-2)Maggiori informazioni sui diversi formati:
ISO 3166-1
Testo
SOG_SO_NAZIONE_3Cod. nazione (Alpha-3)
SOG_SO_NAZIONE_NUMCod. nazione (Numerico)
SOG_SO_NAZIONE_GENIOSOCod. nazione (Genioso)3 caratteri numericiTesto
SOG_SO_DESC_NAZIONE_GENIOSODesc. nazione (Genioso)80 caratteri alfanumericiTesto
Dati ‘Rappresentante Fiscale’ del cliente/fornitore
SOG_RF_NAZIONECod. nazione (Alpha-2)Maggiori informazioni sui diversi formati:
ISO 3166-1
Testo
SOG_RF_NAZIONE_3Cod. nazione (Alpha-3)
SOG_RF_NAZIONE_NUMCod. nazione (Numerico)
SOG_RF_NAZIONE_GENIOSOCod. nazione (Genioso)3 caratteri numericiTesto
SOG_RF_DESC_NAZIONE_GENIOSODesc. nazione (Genioso)80 caratteri alfanumericiTesto
SOG_RF_ID_CODICEPartita IVA o identificativo fiscale nel caso di un soggetto esteroMassimo 28 caratteri alfanumericiTesto
SOG_RF_DENOMINAZIONEDenominazione80 caratteri alfanumericiTesto
SOG_RF_COGNOMECognome60 caratteri alfanumericiTesto
SOG_RF_NOMENome60 caratteri alfanumericiTesto

I campi xxx_NAZIONE_xxx sono utilizzati dalla procedura di importazione per determinare il codice della nazione per le varie sezioni di dati anagrafici di clienti e fornitori. Le colonne contenenti questi valori sono alternative tra loro, tuttavia nel caso in cui i dati presenti in un file provengano da sorgenti diverse è possibile specificare più di una colonna xxx_NAZIONE_xxx. In questo caso la procedura di importazione analizzerà le colonne nel seguente ordine:

  • xxx_NAZIONE
  • xxx_NAZIONE_3
  • xxx_NAZIONE_NUM
  • xxx_NAZIONE_GENIOSO
  • xxx_DESC_NAZIONE_GENIOSO
importando il primo valore valido trovato.